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PEC: cosa, come e quando - BUSINESS NOTARILE
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PEC: cosa, come e quando

PEC

PEC: cosa, come e quando

COSA

La Posta Elettronica Certificata (PEC per tutti gli utilizzatori) è un sistema di comunicazione simile alla posta elettronica standard con in più alcune caratteristiche di sicurezza e di certificazione della trasmissione che rendono i messaggi opponibili a terzi.

La PEC consente infatti di inviare o/o ricevere messaggi di testo e allegati con lo stesso valore legale di una raccomandata con avviso di ricevimento.

Sono 3 i documenti che  definiscono gli aspetti generali del servizio e i dettagli tecnici che deve rispettare la PEC; le regole contenute garantiscono la validità del servizio complessivo e l’interoperabilità tra i diversi gestori di posta certificata in Italia.

Il valore legale della Posta Elettronica Certificata come strumento di trasmissione telematica è stato ulteriormente ribadito dal Codice dell’Amministrazione Digitale (Decreto Legislativo 82/2005 modificato ed integrato dal Decreto Legislativo 235/2010) in vigore dal 1 gennaio 2006.

La Posta Elettronica Certificata è “sicura” anche perchè chi ne maneggia consegna, ricevute e archiviazione è iscritto in un apposito Elenco Pubblico dei Gestori accreditati, presente nel sito dell’Agenzia per l’Italia Digitale.

L’utilizzo della PEC si è diffuso grazie all’obbligo per le società e per i soggetti commerciali iscritti nella CCIAA italiane di dotarsi di PEC.

L’utilizzo della PEC ha permesso di  sostituire la raccomandata e il fax nei rapporti ufficiali e si può usare anche per l’inoltro di comunicazioni che attestino l’invio ma non richiedano la certificazione della consegna (ad esempio le fatture):

  • Invio di contratti e fatture
  • Convocazioni di Consigli, Assemblee, Giunte
  • Inoltro di circolari e direttive ai dipendenti

COME

Certificazione dell’invio
Quando si spedisce un regolare messaggio da una casella di posta certificata si riceve dal proprio provider di posta certificata una ricevuta di accettazione, firmata dal gestore, che attesta il momento della spedizione ed i destinatari.
Integrità del messaggio PEC
Il gestore di posta certificata del mittente crea un nuovo messaggio, detto busta di trasporto, che contiene il messaggio originale e i principali dati di spedizione; la busta viene firmata dal provider, in modo che il provider del destinatario possa verificare la sua integrità. Per garantire l’integrità del messaggio, mittente e destinatario sono obbligati ad utilizzare la casella di PEC solo tramite protocolli sicuri.

Certificazione della consegna
Un messaggio di posta certificata viene consegnato nella casella del destinatario inserito nella sua “busta di trasporto”. Non appena effettuata la consegna il provider del destinatario invia al mittente la ricevuta di consegna, un messaggio email, firmato dal gestore che attesta:

  • la consegna
  • data e ora di consegna
  • contenuto consegnato.

Va sottolineato l’ultimo punto: infatti la ricevuta di consegna contiene, in allegato, anche il messaggio vero e proprio (con tutti i suoi eventuali allegati). Questo significa che la posta certificata fornisce al mittente una prova, firmata dal provider scelto dal destinatario, di tutto il contenuto che è stato recapitato (con data e ora di recapito). Questa è una delle caratteristiche più significative che distingue la posta certificata dai normali mezzi per l’invio di documenti ufficiali in formato cartaceo.

QUANDO

Praticamente sempre

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