Trova nel sito
Contattaci
Newsletter
Sistema di organizzazione delle email - BUSINESS NOTARILE
organizzare lo studio a partire dalla posta elettronica
mail, organizzazione, business, notai
15876
post-template-default,single,single-post,postid-15876,single-format-standard,ajax_fade,page_not_loaded,, vertical_menu_transparency vertical_menu_transparency_on,side_area_uncovered_from_content,qode-theme-ver-15.0,qode-theme-bridge,wpb-js-composer js-comp-ver-4.12,vc_responsive

Sistema di organizzazione delle email

EMAIL

Sistema di organizzazione delle email

Meno distrazioni e meno cose da fare. La dose quotidiana di email, sms, tweet, messaggi ci distrae e lo stress diventa difficilmente gestibile. La vita diventa un dribbling continuo tra casa, lavoro e famiglia. Come fare?

Negli studi notarili, con cui collaboriamo, per risolvere questo problema abbiamo adottato questo sistema:

Alla base del sistema vi è la necessità di decidere che cosa fare in ogni dato momento della giornata e come gestire le attività associate agli input provenienti da sollecitazioni esterne..

Come organizziamo i risultati?

Per noi, tutto quello che entra in studio dovrebbe essere censito in una “lista specifica” e facilmente consultabile.
Ad esempio possiamo creare:

La lista “telefonate”, che conterrà le telefonate da svolgersi.

La lista “necessità materiali Studio”, conterrà tutte le informazioni o le cose da comprarsi per lo Studio.

La lista “progetti” conterrà tutte le pratiche attive e chiuse.

Le liste possono essere svariate, ma è importante che in Studio si utilizzi uno strumento comune informatico per la gestione delle stesse.

Ad esempio, la lista “progetti” contiene sia tutti i progetti chiusi (che abbiamo concluso), sia tutti i progetti aperti che necessitano di essere gestiti per poter arrivare al loro obiettivo principe che è la stipula.
In un’ottica operativa per sapere sempre cosa fare e quando farlo, è necessario lavorare su due piani spaziali, l’agenda che ci indica l’obiettivo a cui tendere (stipula, data e ora stabiliti) e le attività da svolgersi per ottenere l’obiettivo.

Vediamo ora come applicare il metodo sopra esposto alla:

Gestione della posta elettronica

Il principio base, da tutti applicato in Studio è che se un’attività può essere svolta in 3 minuti, essa deve essere effettuata subito, se l’attività richiede ulteriori azioni deve essere gestita.
Il suggerimento è di istituire nel sistema di posta elettronica 4 cartelle definite:

  • Da farsi Oggi (in carico)
  • Da farsi
  • In attesa (Delegare)
  • Archiviato/Eliminato

Come gestire le e-mail in entrata
Ogni volta che una e-mail entra nel nostro sistema, va gestita, come dicevamo precedentemente. Se la mail che leggo è da buttare, la cestino immediatamente; se è da tenere la archivio; se richiede meno di 3 minuti, la evado; se richiede più di tre minuti, la inserisco in una delle 3 liste rimanenti. Obiettivo è tenere la posta in arrivo vuota.
A questo punto, ogni e-mail che arriva, sarà solo ed esclusivamente un messaggio in entrata, esattamente come una spia che si accende quando c’è un particolare problema, o un messaggio vocale sulla segreteria telefonica.
Occorre uscire dallo schema, secondo cui la posta in arrivo è il ricettacolo di tutte le comunicazioni sulle quali non si è ancora deciso cosa fare.
Il pericolo nel mantenere la posta in arrivo tutta insieme, è di generare un vero caos perché ogni volta che posizioni lo sguardo verso il video occorre riconsiderare l’intero contenuto di tutta la cartella.
Il suggerimento è quindi di tenere la posta in arrivo sempre vuota:

  • eliminando il cancellabile,
  • facendo subito quello che si può evadere in max 3 minuti,
  • archiviando ciò che si vuole tenere in memoria,
  • trasferendo nella cartella “in attesa” ciò che è in attesa di un riscontro di altri,
  • inserendo la mail nella casella da farsi, che richiede un azione successiva

A questo punto si può aprire la casella “DA FARE OGGI” e troverete solo le e-mail che richiedono un’azione oggi.
Questo sistema consente di aver sempre in vista il promemoria dei compiti da svolgere al momento e successivamente.
Si ricorda di verificare sempreprima di uscire dallo studio a fine giornata la posta presente nella casella “da fare oggi”, pianificando per ogni e-mail cosa è opportuno fare il giorno successivo.
Se il sistema è ben strutturato sarà il sistema stesso a ricordarci le attività da svolgersi.

No Comments

Post A Comment