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Come gestire il lavoro agile in emergenza. - BUSINESS NOTARILE
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Come gestire il lavoro agile in emergenza.

LAVORO PER OBIETTIVI

Come gestire il lavoro agile in emergenza.

La crisi COVID-19 ha creato grandi sfide e problemi per gli studi professionali. 

Come gestire il lavoro agile in emergenza.

Oggi molti studi professionali e aziende hanno avviato velocemente politiche di lavoro a distanza chiudendo gli uffici/aziende o incoraggiando le persone a lavorare da casa.

In questo post analizzeremo l’uso del “lavoro agile in emergenza”.

Partiamo dall’assunto che, una cosa è avere una piccola parte della tua forza lavoro che lavora in remoto per brevi periodi di tempo, ma avere oggi più persone che lavorano fuori sede a lungo termine porta le cose a un livello completamente nuovo, si generano dei parametri nuovi con limiti ancora non testati.

 

Come organizzare questa emergenza?

Per coloro che non hanno una politica ben chiara per lo smart-working, l’attuale crisi sanitaria amplifica la necessità di fornire flessibilità: questa volta non per l’equilibrio tra lavoro e vita privata dei dipendenti ma per la gestione organizzata di questa emergenza.

Per i professionisti o per i manager le attività in Smart-working non sono altro che una modifica delle attività che già probabilmente svolgevano prima dell’emergenza poiché:

  • la tecnologia gli consentiva di essere contattabili ovunque e in qualsiasi momento
  • la e-mail era sempre attiva
  • lavoravano di notte
  • rispondevano alle chiamate usando il cellulare

Si parte dall’integrazione di una mentalità di lavoro flessibile in tutta l’organizzazione, ridefinendo gli orari di lavoro e il luogo di lavoro ed istituendo il principio del lavoro per obiettivi.

Quali vantaggi potrebbe portare il ridefinire i processi interni alla propria attività con il lavoro agile? 

Tra gli altri: risparmi, servizio migliorato, efficienza, produttività, migliore integrazione del lavoro / vita del personale, maggior resilienza, non essere più succubi del tempo ma iniziare ad organizzarlo, e molto altro.

Quali primi passi si possono fare per passare ad una organizzazione agile? 

Generalmente, nelle strutture che già abbiamo avviate allo smart working, il driver iniziale è stato il feedback dei dipendenti, in particolare:

  • dei più giovani che sono cresciuti con una tecnologia flessibile; 
  • dei dipendenti/genitori che affrontano i bisogni dei bambini piccoli
  • di chi deve stare a casa per accudire i genitori anziani.
  • chi si occupa di organizzazione.

In emergenza e senza il tempo necessario per testare, come fare? 

La prima attività è creare un processo di valutazione, per comprendere opportunità e benefici, delle possibili “barriere del lavoro da remoto” ad esempio: dotazione tecnologica, telefonia ecc.., dei rischi e costi. 

Ciò comporta un’accurata ricerca interna ed esterna, l’esame delle pratiche di lavoro esistenti, nonché l’impegno con dipendenti, fornitori e clienti.

Prima di prendere decisioni occorre considerare: politiche di empowerment, la cultura, la fiducia, la salute, la sicurezza, gli stili di lavoro, il lavoro a domicilio, le politiche e i protocolli, utilizzando la tecnologia da remoto e così via.

Perché ogni nuova politica di lavoro sia efficace, deve avere l’impegno dei professionisti anziani o del titolare o dei manager, i quali devono credere in questo cambiamento.

Occorre stimolare il collaboratore a voler utilizzare il lavoro agile, occorre sottolineare l’importanza della comunicazione tra i collaboratori quando lavorano in remoto perché possano lavorare in modo più efficace insieme, tenendo conto delle esigenze del cliente, dello studio, dei collaboratori e degli individui. Occorre infine introdurre con tutte le nostre forze il principio della condivisione e della gestione della pratica per task e monitorare costantemente l’avanzamento dei lavori.

Probabilmente, con l’introduzione del lavoro agile e con le conseguenti nuove dinamiche che si possono creare nei rapporti tra professionista/i e collaboratori, il “ruolo” di entrambi gli attori è da modellarsi verso la condivisione, essendo più trasparenti con i collaboratori (sul luogo e sul tempo a loro disposizione), generare tra collaboratori dinamiche di condivisione (sul luogo e sul tempo di lavoro), favorire la conoscenza immediata ed inter-operatività delle attività o task.

Questo sistema di verifica iniziale è particolarmente importante nell’attuale crisi sanitaria, poiché, senza possibilità di una pianificazione precedente, più persone lavorano da casa e devono essere coordinate e gestite.

Fortunatamente la tecnologia è oggi un potente “enzima” del lavoro a distanza, senza il quale saremmo ancora legati alla nostra scrivania.

La tecnologia che ci consente l’uso di portatili e accessi al proprio sistema gestionale per consentire il lavoro lontano dall’ufficio, nonché un software di conferenza online per ricreare riunioni fisiche. Tuttavia, ricordiamoci che è importante utilizzare la tecnologia nel modo “giusto”, valutando attentamente il veicolo attraverso il quale è meglio trasmettere il proprio messaggio (telefono, e-mail, di persona o tramite videoconferenza). 

A volte, quando si conversa con i membri più giovani del team, è utile vederli tramite video-conferenza, per dare più profondità alla comunicazione.

La sensazione di far parte del gruppo e di partecipare attivamente ai valori e alle prospettive dell’organizzazione in cui lavori è importante per la maggior parte di noi. 

All’indomani di uno shock come la chiusura totale o parziale dell’ufficio, un gruppo affiatato può legare la propria esperienza all’orgoglio di stare affrontando questa pandemia uniti anche se distanti, superando le difficoltà.

Strategicamente, è importante ricordare che, senza obiettivo condiviso, conoscenza delle difficoltà, visione comune e pianificazione, la coesione del gruppo è sottoposta a tensione. 

A più lungo termine, mantenere questo senso di appartenenza a una forza lavoro agile richiede investimenti: in tecnologia, tempo e sforzi per garantire che i membri del team coinvolti in remoto si sentano ancora interconnessi tra loro.

Nell’attuale clima di paura e incertezza, molte persone che si impegnano a lavorare da remoto (in particolare quelli che preferirebbero essere in ufficio) avranno bisogno di questo senso di sostegno e comunità con i loro colleghi.

Perché un cambiamento nella mentalità lavorativa abbia successo, deve essere integrato nell’organizzazione con investimenti nel supporto tecnologico, emotivo e fisico (in termini di organizzazione dell’ufficio) richiesto. 

L’impegno verso metodi di lavoro alternativi dovrebbe essere al centro dei valori dello studio.

Il lavoro agile dovrebbe essere visto come un’iniziativa “olistica”, non solo un progetto di proprietà, risorse umane o tecnologia. E il lavoro agile non dovrebbe essere sezionale ma toccare e coinvolgere tutto e tutti.

Business Notarile è la prima Consulting Company Italiana esclusiva per gli studi notarili che grazie ad asset e know-how unici, offre ai propri clienti supporto in ambito consulenziale, strategico, analitico, digitale e tecnologico, adottando modelli innovativi orientati all’ottenimento di risultati misurabili e oggettivi.  

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Enrico Bartolini & Jempsale Pedrini

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